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学校档案管理规范化的路径

时间:2019-04-04 来源:《才智》杂志 作者:admin 点击:
   学校档案管理规范化的路径

  【摘要】档案管理是学校管理中一个重要的组成部分,档案管理可以使日常的学校管理更有秩序,可以对学校的日常工作又一个全方位的了解,档案学专业现在也渐渐成为很热门的一个学科,档案管理的水平可以看出一个学校的水平及对此方面的重视程度,本文通过对档案管理的现状分析,对档案管理规范化路径进行研究,得出较为高效的方式,从而促进档案管理的规范化和学校的发展。

  【关键词】档案管理;规范化;现状;路径

  作者简介:张存芬, 建水县岔科镇中心学校

  档案管理是一门繁杂,系统的过程,看似简单,但是其中也有很多门道,所以很多地方都需要进行档案管理。学校对档案的规范化管理是很有必要的。第一,通过对档案的规范化管理可以对学校进行全面的了解,可以有很系统的脉络认识,从中找到一些逻辑规律,简化程序,方便学校日后管理。第二,档案可以及时为我们提供所需要的信息和一些参考,比如评选优秀学生,可以通过档案来了解该生的行为和习惯。

  1.学校档案管理的现状

  1.1档案管理制度没有完善

  国家没有对档案管理建立统一的标准和制度,这需要每个学校自己对自己的档案管理高度重视,学校自己建立健全适合自己学校的档案管理制度。但是一些学校没有意识到档案管理的重要性,所以很难去有意识的建立系统的档案章程制度。这样没有参照标准和条条框框,容易使得档案管理不规范,很混乱,则档案管理的优势就没有凸显出来,反而成了学校管理的一个难题,增加了学校管理的负担。

  1.2学校没有意识到档案管理的重要性

  现在学校领导更注重学校的硬件设施,很难把管理重点放在内部系统里,因为硬件可以看得见更直观,相比之下内部管理没有那么明显。把档案管理工作看成了一个简单的信息资料库,没有认识到规范档案管理的优势,则没有统一的标准,很难对其进行评价。

  1.3档案管理人员的素质普遍不高

  了解一些档案管理者的身份,一般不是科班出身,很多都是兼职人员,没有把档案管理当做一个很重要管理工作,只是简单地认为这是一个枯燥的文职工作,专业性不强。学校也不会专门配备专业的档案管理人才,没有高度重视,所以缺乏这一方面的人才。随着科技的发展,生活变得信息化,我们对档案的要求也就越来越高,我们的人才供给小于需求。

  1.4档案管理没有普遍信息化

  随着科技的发展,生活越来越信息化,信息技术已经在社会生活中普遍运用,因为很多方面原因的阻碍,学校的档案管理工作还没有接上信息化的脚步,所以学校的档案管理迟迟没有进步。学校没有及时普及档案管理的信息化,现在档案从业者都只是采用很传统的管理方式,找到相关资料之后,手动一页一页寻找相关资料,效率低下,一旦信息丢失就没有备份,很难进行恢复,这对学校来说是一件非常难以挽回的失误,会造成很大的损失。学校档案管理的硬件设施普遍落后,形式简单,没有想过把信息化运用到档案管理中来,所以规范化执行起来很困难。

  2.规范学校档案管理的路径

  2.1建立健全档案管理制度

  学校建立健全相关的管理制度,可以给档案管理建立统一的标准,这样档案管理者有标准参照可以很规范,不至于很混乱,这样可以确保档案管理规范化的有序展开。学校在发展,信息不断增多,人员资料和各方面资料都在增多,学校大大小小的活动也在不断地进行,每一次的活动都需要整理记录相关信息,最终这些信息都需要我们来整理分类,进入相关的档案库里,信息五花八门,整理就需要耗费很多精力和时间,如果没有一个完善的档案管理制度,一个很标准的参照,就很难进行明确的分类,这样信息一多就会复杂,一复杂就会混乱,所以建立健全档案管理制度是规范档案管理的重要路径之一。

  2.2提高学校对档案管理的重视程度

  学校领导的想法可以决定一个学校的发展,所以从领导做起,高度重视学校的档案管理工作,明确档案管理规范的重要性和必要性,提高档案管理部门的地位,可以专门引进高端的档案管理人才,组建专业的档案管理部门。学校要在国家大方向上做好自己的工作,根据自身情况制定适合自己的档案管理制度。档案管理人员不允许教职工兼职,必须是专业人员,而且要定期进行人员的管理培训,跟上档案管理的前沿步伐,不能落后,这样可以高效解决学校的相关问题,从理念开始更新,理念指导实践,这样工作在最开始就已经很明确,很规范。这样有助于提高档案人员的规范化水平,也可以增强该部门人员的信心,有助于他们发现新方法,找到新思路,发现内在逻辑规律,提高管理效率和水平。

  2.3提高档案管理人员的基本素质

  因为学校档案管理人员素质普遍偏低,一般都是教职工兼职管理档案,所以管理水平迟迟提高不了,这需要我们引进专业的档案管理人才,定期给档案人员提供学习培训的机会,鼓励人员多多参与一些有意义的活动,来提高他们的专业水平。档案人员还需要具备一些技能,不能仅限于老套的管理手段,还需要学习先进的计算机知识,通过电子数据库等一些技术手段来处理相关信息,这样可以减少人员精力投入,也可以提高管理效率,一举两得。

  2.4档案管理走信息化路线

  信息社会就要有信息化的手段来高效处理档案信息。信息技术已经渗入到社会生活的各个角落,我们用传统的管理技术已经不能满足我们的管理需求,所以有大批量的信息涌入的时候需要我们运用高效的手段来处理,提高管理硬件设施,从而规范化档案管理。

  3总结

  档案管理在学校日常管理中不可缺席,档案管理的规范化不仅可以提高学校的管理效率,还能调动其他部门的积极性,使学校整体都逐渐规范化,这样有利于学校的日常管理和发展。通过上述的几个路径,可以改善现在档案管理水平低下的现状。

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